Политика в отношении обработки персональных данных

Оператор персональных данных — владелец сайта и сервиса Eyeward (erp.frezal.by). Политика действует для сайта и сервиса Eyeward по адресу erp.frezal.by, его приложений для компьютеров и телефонов, бота Eyeward в Telegram и писем, которые сервис отправляет.

Политика издана во исполнение статьи 17 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2021 г. № 99-З «О защите персональных данных» (далее — Закон № 99-З) и, для субъектов, к данным которых применяется Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ «О персональных данных» (далее — Закон № 152-ФЗ), — статьи 18.1 этого закона. Она опубликована до начала обработки, доступна любому без ограничений и действует вместе с пользовательским соглашением.

По любым вопросам об обработке ваших данных обращайтесь через форму заявки на сайте или через раздел «Поддержка» в приложении.

• Персональные данные — любая информация, относящаяся к идентифицированному или идентифицируемому физическому лицу (субъекту).
• Обработка — любое действие с персональными данными: сбор, систематизация, хранение, изменение, использование, обезличивание, блокирование, распространение, предоставление, удаление.
• Оператор — тот, кто определяет цели и способы обработки.
• Уполномоченное лицо (в Законе № 152-ФЗ — лицо, осуществляющее обработку по поручению оператора) — тот, кто обрабатывает данные от имени оператора и по его поручению.
• Пользователь — человек с учётной записью в сервисе. Организация — компания или предприниматель, которые ведут в сервисе свою работу (модули, записи, почту, чаты, переписку с клиентами) и приглашают в него сотрудников.
• Контент — всё, что пользователи и организации вносят в сервис: записи, файлы, письма, сообщения, комментарии, вопросы ассистенту.

Мы — оператор для данных посетителей сайта, авторов заявок и обращений, учётных записей пользователей, журналов безопасности и записи сессий. Цели и сроки для них описаны в этой политике.

Мы — уполномоченное лицо для данных, которые организация (или пользователь в личном пространстве) сама вносит в сервис о других людях: клиентах, контактах, контрагентах, сотрудниках, собеседниках по почте и в мессенджерах. Оператор этих данных — организация: она решает, зачем и какие данные вести, получает согласия, если они нужны, и отвечает на запросы своих клиентов и сотрудников. Мы обрабатываем такие данные только для того, чтобы сервис работал, по поручению организации — на условиях документа «Поручение на обработку персональных данных».

Если организация переписывается с вами через сервис (почта, Telegram, WhatsApp и другие каналы) или ведёт о вас запись — по вопросам о ваших данных обращайтесь к ней. Если вы не знаете, к кому обратиться, напишите нам: мы передадим запрос организации и поможем ей его исполнить.

Пользователь, который ведёт в личном пространстве данные других людей для своих целей, отвечает за законность этого сам.

Мы обрабатываем данные только для целей ниже и только в нужном для них объёме. Каждая цель — отдельно.

4.1. Ответ на заявку о демонстрации и обращение

Чьи данные

авторы заявок на сайте и обращений по почте

Какие данные

как к вам обращаться, компания, почта, телефон, описание процесса и размер команды (что из этого вы заполните), отметка о согласии; вместе с заявкой — адрес страницы, тариф (если вы пришли со страницы тарифов), язык страницы и строка браузера (User-Agent). IP-адрес используется только в памяти сервера, чтобы ограничить частоту отправок (не больше трёх заявок за 10 минут с адреса), и в заявку не записывается

Основание

согласие — отдельный документ согласия, его вы даёте отметкой в форме (ст. 5 Закона № 99-З, ст. 9 Закона № 152-ФЗ)

Срок

пока заявка нужна для ответа и переговоров, но не дольше 3 лет с последнего контакта; если вы стали пользователем — далее по цели 4.2; по вашему требованию или отзыву согласия — удаляем раньше

4.2. Регистрация и учётная запись, исполнение пользовательского соглашения

Чьи данные

пользователи

Какие данные

имя, адрес почты, никнейм, пароль (хранится только в виде необратимого хэша), фото, а если вы их укажете — должность, «о себе», местоположение, статус и подпись; фирмы и роли, в которых вы состоите; настройки интерфейса; адрес личного почтового ящика на домене сервиса (если вы выбрали никнейм)

Основание

договор с вами — пользовательское соглашение (ст. 6 Закона № 99-З: данные получены по договору с субъектом для действий по этому договору; п. 5 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ)

Срок

пока существует учётная запись; после её удаления данные удаляются, кроме тех, что мы обязаны хранить по закону, и тех, что принадлежат организации (например, ваши правки в её записях остаются в её истории без вашего профиля)

4.3. Вход, безопасность и предотвращение злоупотреблений

Чьи данные

пользователи и посетители

Какие данные

сеансы входа (время, IP-адрес, строка браузера), подключённые устройства и приложения (название, платформа, версия), настройки двухфакторной проверки, ограничения частоты попыток, служебные журналы сервера (время, адрес запроса, IP-адрес, код ответа, ошибки), журнал действий в организации

Основание

договор с вами и обязанность оператора обеспечивать защиту персональных данных (ст. 16, 17 Закона № 99-З, ст. 19 Закона № 152-ФЗ)

Срок

сеанс — 7 дней с последнего действия или до выхода; служебные журналы сервера — обычно до 14 дней; журнал действий организации — пока он нужен организации

4.4. Работа функций сервиса

Чьи данные

пользователи; для контента организаций — см. раздел 3

Какие данные

контент, который вы вносите и получаете: записи, файлы, письма, сообщения, комментарии, задания, календари; диалоги с ассистентом и его память о вас (её можно посмотреть, исправить и удалить); подписки на уведомления (адрес службы пуш-уведомлений браузера, привязка к боту Telegram, если вы её сделали)

Основание

договор с вами; для контента организаций — поручение организации

Срок

пока контент хранится в сервисе — его удаляете вы или организация; диалоги ассистента — пока вы их не удалили

4.5. Поддержка

Чьи данные

пользователи

Какие данные

текст обращения, вложения, переписка с поддержкой, сведения об учётной записи, нужные для ответа

Основание

договор с вами

Срок

пока существует учётная запись

4.6. Запись сессии (необязательно)

Чьи данные

посетители сайта и пользователи, давшие согласие

Какие данные

как вы пользуетесь страницами — подробно в отдельном документе согласия

Основание

ваше отдельное согласие (кнопка «Принять всё» в окне о cookie)

Срок

от 1 до 90 дней, по умолчанию 14; при отзыве согласия записи с этого браузера удаляются сразу

4.7. Необходимые cookie и хранилище браузера

Чьи данные

посетители и пользователи

Какие данные

см. раздел «Cookie и запись сессии»

Основание

договор с вами и техническая необходимость: без них вход и настройки не работают; согласия не требуют

Срок

см. таблицу в разделе «Cookie и запись сессии»

4.8. Исполнение требований закона

Чьи данные

все категории выше

Какие данные

данные, которые запрашивает уполномоченный государственный орган или которые закон обязывает хранить

Основание

обязанности, предусмотренные законодательными актами (ст. 6 Закона № 99-З, п. 2 ч. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ)

Срок

сколько требует закон

4.9. Видеовстречи и звонки

Чьи данные

пользователи и гости встреч

Какие данные

имя (у гостя — то, которое он ввёл), изображение с камеры и экрана, голос — во время встречи идут через медиасервер оператора и сами по себе не сохраняются; IP-адрес и сведения о связи (тип соединения, качество); история встреч (кто, когда, сколько длилось); чат встречи; если организатор включил запись — видеозапись встречи (изображение, голос и имена участников); если организатор включил расшифровку — текст речи участников по говорящим (распознаётся на серверах оператора) и итог встречи: краткое содержание, решения и задачи с исполнителями, который по тексту составляет модель ИИ, подключённая организатором; отметка о согласии гостя (версия текста, время, на что дано согласие)

Основание

договор с вами; для встреч организации — поручение организации; гость перед входом даёт согласие на обработку имени, изображения, голоса и сообщений чата встречи, а если встреча записывается или расшифровывается (или это включится само) — и на запись, расшифровку и итог от ИИ (ст. 5 Закона № 99-З, ст. 9 Закона № 152-ФЗ); вошедший во время записи видит предупреждение и может выйти; оператором этих данных выступает организация, которая проводит встречу

Срок

изображение и звук — только на время встречи; запись — 30 дней по умолчанию (организация может изменить срок), затем удаляется автоматически, раньше её может удалить организатор; расшифровка и итог — 180 дней по умолчанию (организация может изменить срок), удаляются вместе; история встреч и чат встречи — пока существует встреча, имена гостей и отметка о согласии обезличиваются или удаляются через 180 дней

Рассылок и рекламы мы не ведём. Данные из заявок и учётных записей не используются для маркетинга, не продаются и не передаются для рекламы. Если когда-нибудь мы захотим присылать новости — только с отдельного согласия, которое можно не давать.

Действия: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ) — только в случаях из раздела «Кому мы передаём данные», обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение. Обработка — автоматизированная и смешанная.

• Мы не принимаем решений, порождающих для вас юридические последствия или иначе затрагивающих ваши права, исключительно на основании автоматизированной обработки. Ассистент и правила автоматизации — инструменты, которые настраивают и запускают пользователи; решения принимают люди.
• Мы не собираем намеренно специальные персональные данные (о здоровье, расовом или национальном происхождении, политических взглядах, религиозных убеждениях, судимости) и биометрические данные. Если организация вносит такие данные в свои записи, она делает это как оператор и обеспечивает для этого основания.
• Мы не используем ваши данные и контент для обучения моделей искусственного интеллекта.
• Мы не продаём персональные данные и не передаём их для рекламы.

Данные хранятся на серверах, которыми управляет оператор. Сервис не пользуется облачными подрядчиками для хранения: база данных, файлы, почтовый сервер, чат, поиск, редактор документов и смысловой поиск (модели работают на собственных серверах оператора) — всё развёрнуто на собственной инфраструктуре.

Пароли хранятся только в виде необратимого хэша. Ключи подключений к внешним сервисам (модели ИИ, почтовые ящики, мессенджеры, календари, 1С) и записи сессий хранятся зашифрованными.

Звук и изображение видеовстреч идут через медиасервер оператора. Записи встреч хранятся в хранилище файлов на том же медиасервере; посмотреть или скачать запись можно только по ссылке, которую сервис выдаёт на 10 минут тем, кому запись видна (организаторам встречи и сотрудникам, которые в ней были).

Мы передаём данные только:

• во внешние сервисы, которые вы сами или ваша организация подключили и используете, — в объёме, нужном для действия, которое вы совершаете (таблица ниже);
• уполномоченным государственным органам — по их законному требованию;
• уполномоченным лицам оператора — сейчас таких нет: никакой подрядчик не имеет доступа к вашим данным. Если появится, мы укажем его здесь до начала передачи.

Трансграничная передача. Часть сервисов находится в странах, которые не входят в перечень государств с надлежащим уровнем защиты прав субъектов персональных данных. Риски такой передачи: в стране получателя могут действовать иные правила защиты данных, государственные органы могут получить к ним доступ на иных основаниях, а ваши права там может быть сложнее реализовать. Мы передаём данные в такие сервисы, только когда вы или ваша организация их подключили и пользуетесь ими: для ваших данных это действие по договору с вами (п. 1 ст. 9 Закона № 99-З) и ваше решение, принятое после ознакомления с этими рисками; за основания передачи данных других людей отвечает организация как их оператор. Для субъектов, к данным которых применяется Закон № 152-ФЗ, передача выполняется в порядке его статьи 12. Не хотите передачи — не подключайте соответствующий сервис или отключите его в настройках.

Сайт и приложение Eyeward работают на одном адресе (erp.frezal.by) и используют необходимые cookie и хранилище браузера. Сторонних счётчиков аналитики, рекламных пикселей и чужих скриптов нет ни там, ни там; шрифты и картинки загружаются с этого же адреса. Единственное необязательное — запись сессии.

При первом визите мы показываем окно о cookie один раз — на сайте или в приложении, где вы окажетесь раньше. Без необходимых cookie вход в аккаунт не работает, поэтому отказаться от них нельзя; согласия они не требуют.

Запись сессии. Если в окне о cookie вы выбрали «Принять всё», мы записываем, как вы пользуетесь сайтом и приложением: какие страницы открываете, куда нажимаете, как прокручиваете и как страница выглядит в этот момент. Запись нужна, чтобы находить ошибки и неудобные места интерфейса. Если вы выбрали «Только необходимые», запись не ведётся, а сайт и приложение работают полностью.

• В запись может попадать текст, который вы сами набираете в полях. Никогда не записываются: пароли (в том числе показанные на экране), коды подтверждения, ключи и токены, номера карт, поля форм входа и подключения сервисов, то, что вы пишете в чатах, письмах и ассистенту. Вместо таких значений в запись попадают звёздочки.
• В приложении по умолчанию скрыт и остальной текст на экране, и картинки: в записи видно, что вы делали, но не содержимое ваших данных.
• Запись делает наш собственный код (открытая библиотека rrweb), она хранится на наших серверах в зашифрованном виде и не передаётся третьим лицам. Смотреть записи могут только администраторы платформы.
• Чтобы сложить вместе несколько визитов одного гостя, сервер сравнивает необратимый отпечаток IP-адреса и строку браузера; сам IP-адрес с записью не хранится.

Условия записи изложены в согласии на обработку персональных данных при записи сессии — отдельном документе. Изменить решение или отозвать согласие: «Настройки cookie» внизу любой страницы сайта или «Изменить решение» в карточке «Cookie и запись сессии» в профиле приложения. Записи с этого браузера удаляются сразу; записи с других устройств удалим по вашему запросу.

Мы принимаем правовые, организационные и технические меры, предусмотренные статьёй 17 Закона № 99-З и статьями 18.1 и 19 Закона № 152-ФЗ:

• назначено лицо, ответственное за внутренний контроль обработки персональных данных; работники, допущенные к данным, ознакомлены с этой политикой и обязаны хранить данные в тайне;
• доступ к данным разграничен: внутри организации — ролями и уровнями доступа, которые настраивает её владелец; к служебным функциям — только у администраторов платформы;
• все соединения шифруются (HTTPS/TLS); пароли хранятся только в виде хэша; доступна двухфакторная проверка входа; число попыток входа и отправки форм ограничено;
• ключи внешних сервисов и записи сессий хранятся зашифрованными; ссылки и токены, дающие доступ без входа, хранятся только в виде хэша;
• действия с данными в организации записываются в журнал и историю версий;
• данные хранятся на собственных серверах оператора, без облачных подрядчиков.

Ни одна мера не даёт абсолютной гарантии. Берегите пароль, включите двухфакторную проверку и сообщайте нам о подозрительном.

• О нарушении систем защиты персональных данных мы уведомляем Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь незамедлительно, но не позднее трёх рабочих дней с момента, когда узнали о нём (ст. 16 Закона № 99-З).
• Если затронуты данные, к которым применяется Закон № 152-ФЗ, — уведомляем Роскомнадзор в течение 24 часов о самом инциденте и в течение 72 часов о результатах внутреннего расследования (ч. 3.1 ст. 21 Закона № 152-ФЗ).
• Организации, чьи данные мы обрабатываем по поручению, сообщаем без промедления, чтобы она могла выполнить свои обязанности оператора.
• Затронутым людям сообщаем, если это поможет им защитить себя (например, сменить пароль).

Вы вправе:

• в любое время без объяснения причин отозвать согласие — для записи сессии это делается в один щелчок (раздел «Cookie и запись сессии»), для заявки — сообщением нам;
• получить информацию о том, как обрабатываются ваши данные: кто оператор, какие данные, на каком основании, для каких целей, сколько хранятся, кто их обрабатывает по поручению;
• потребовать изменить данные, если они неполные, устарели или неточны (многое можно исправить самому — в профиле приложения);
• узнать, кому ваши данные передавались за последний год;
• потребовать прекратить обработку и удалить данные, если для обработки нет оснований;
• обжаловать действия оператора — в Национальный центр защиты персональных данных Республики Беларусь, в Роскомнадзор (для субъектов, к данным которых применяется Закон № 152-ФЗ) или в суд.

Как подать запрос. Напишите через форму заявки на сайте или через раздел «Поддержка» в приложении. По Закону № 99-З (ст. 14) заявление подаётся в письменной форме или в виде электронного документа и содержит фамилию, имя, отчество, адрес места жительства, дату рождения, идентификационный номер (или номер документа, удостоверяющего личность), суть требований и подпись. Чтобы не раскрыть ваши данные постороннему, мы можем попросить подтвердить, что запрос пишете вы, — например, ответить с адреса почты вашей учётной записи.

Сроки ответа.

• по Закону № 99-З: информация об обработке — 5 рабочих дней; сведения о передаче третьим лицам — 15 дней; изменение данных — 15 дней; прекращение обработки, удаление или блокирование, в том числе при отзыве согласия, — 15 дней;
• по Закону № 152-ФЗ: ответ на запрос — 10 рабочих дней (может быть продлён не более чем на 5 рабочих дней с объяснением причин); исправление неточных данных — 7 рабочих дней; прекращение обработки и уничтожение данных при отзыве согласия — в сроки статьи 21 Закона № 152-ФЗ.

Ответ даём бесплатно, в той же форме, в какой пришёл запрос, если вы не попросили иначе. В предоставлении информации может быть отказано только в случаях, прямо предусмотренных законом, — с объяснением причин.

Сайт и сервис предназначены для организаций и совершеннолетних пользователей. Мы не собираем намеренно данные детей. Если вы узнали, что ребёнок передал нам свои данные, сообщите нам — мы их удалим.

Политику мы обновляем, когда меняется обработка данных или закон. Новая редакция публикуется на этой странице с датой вверху и действует с момента публикации, если в ней не указано иное. О существенных изменениях пользователей предупреждаем заранее — в сервисе или письмом. Прежние редакции предоставим по запросу.

Политика составлена на русском языке; перевод на английский — для удобства, при расхождении действует русский текст.